Audyt licencyjny to sprawdzenie, czy firma posiada ważne licencje na całe używane oprogramowanie. Może go zainicjować producent oprogramowania, może być częścią kontroli prowadzonej przez organy ścigania, a coraz częściej wymagają go także klienci i partnerzy biznesowi, np. przy przetargach. Dobra wiadomość: przygotowanie nie jest trudne, jeśli zacznie się wcześniej.
Skąd bierze się audyt?
- przegląd na wniosek producenta – zwykle zapowiedziany, z prośbą o zestawienie licencji,
- kontrola w ramach postępowania – np. po zgłoszeniu nieuprawnionego korzystania z programów,
- wymogi kontrahentów – oświadczenia o legalności oprogramowania w umowach i przetargach,
- audyt wewnętrzny – najlepsza forma, bo to Ty decydujesz o terminie.
Jakie dokumenty są najważniejsze?
Kluczowy jest dowód zakupu – faktura VAT z nazwą produktu i liczbą licencji. Do tego klucze produktów, potwierdzenia licencji zbiorczych i umowy. Sam klucz lub naklejka nie wystarczy, jeśli nie da się wykazać, skąd licencja pochodzi.
Najczęstsze błędy wykrywane podczas audytu
- brak licencji CAL do serwera,
- jedna licencja Office zainstalowana na kilku komputerach,
- wersje domowe lub edukacyjne używane w firmie,
- licencje serwerowe niepokrywające wszystkich rdzeni procesora,
- brak faktur – zwłaszcza przy licencjach kupionych przez byłych pracowników lub z niepewnych źródeł.
Co grozi przy stwierdzeniu braków?
W najlepszym przypadku – konieczność dokupienia licencji. W gorszym – roszczenia odszkodowawcze i odpowiedzialność karna. Szczegółowo opisaliśmy to w artykule: Oryginał czy piracka kopia? Konsekwencje nielegalnego oprogramowania.
Doradztwo licencyjne od autoryzowanego partnera
esddirect.pl prowadzi niemiecka firma informatyczna (Systemhaus) CITSS Computer, IT & Sicherheitsservice – Autoryzowany Partner Microsoft za pośrednictwem SYNAXON. Do każdego zamówienia otrzymujesz fakturę VAT, a nasz zespół pomaga dobrać licencje dla firm, administracji i klientów prywatnych.
Pomagamy firmom w inwentaryzacji licencji Windows, Office i Windows Server oraz w uzupełnieniu braków – z fakturą VAT i dokumentacją gotową na kontrolę.
- Licencje CAL dla Windows Server
- Windows Server 2025 – licencje i edycje
- Masz pytania? Skontaktuj się z nami
Najczęściej zadawane pytania
Jak często robić audyt wewnętrzny?
Co najmniej raz w roku oraz przy każdej większej zmianie – nowym serwerze, zatrudnieniu kilku osób czy wymianie komputerów.
Kto w firmie odpowiada za licencje?
Formalnie kierownictwo. W praktyce warto wyznaczyć osobę, która prowadzi ewidencję.